Kearsipan (penataan arsip)

Pengertian Arsip dan kearsipan, tujuan, jenis-jenis, sistem penataan arsip

1.     Pengertian Arsip dan  Kearsipan

Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambaran yang mempunyai arti atau tujuan serta sebagai bahan komunikasi atau informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir,surat-surat).

Arsip dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat atau juga istilah lain sebaagai record atau file.

Adapun pengertian kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dalam  pelaksanaan administrasi yang disimpan secara sistematis dan teratur dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

2.     Tujuan Penataan Arsip

Beberapa tujuan penataan kearsipan antara lain sebagai berikut :

·        Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih muda dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.

·        Untuk memudahkan pencarian arsip jika sewaktu-waktu diperlukan.

·        Untuk menjaga bahan-bahan arsip, agar setiap historis perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu  baik dalam kelompok, subyek, daerah maupun bersamaan.

·        Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan selama waktu arsip tersebut digunakan.

3.     Jenis-Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip diantaranya sebagai berikut :

Ø Arsip Dinamis

Arsip yang dipergunakan secara  langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan adiministrasi.

Ø Arsip Aktif

Arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi

Ø Arsip Inaktif

Arsip yang frekuensi penggunaanya menurun untuk penyelenggaraan administrasi.

Ø Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan lagi untuk perencanaan, penyelenggaraan administrasi.

Ø Arsip Duplikasi

Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

Sistem penataan Arsip

Beberapa macam sistem mengarsipan benda-benda arsip antara lain :

v Sistem Huruf (Alphabetical System)

Adalah suatu sistem dimana huruf-huruf dalam urutan alpabet tersebut digunakan untuk menyimpan sistem kearsipan, yang biasanya banyak digunakan untuk menyimpan nama-nama orang , nama perusahaan, dll

v Sistem Nomor (Numerical System)

Sistem filing menggunakan angka ini ada dua (2) macam yaitu :

·        Sistem Dewey

·        Sistem Terminal Digit

v Sistem Geografi (Geographical System)

Sistem ini sering juga disebut sistem wilayah atau sistem daerah. Sistem ini disusun menurut abjad dari lokasi dan kemudian menurut nama atau subyek.

v Sistem subyek (subyetical System)

Yaitu susunan dokumen menurut nama, judul, atau barang.

v Sistem Tanggal (cronologi System)

Yaitu suatu sistem penyimpanan surat-surat atau records berdasarkan “tanggal” atau “bulan”, dimana tanggal yang akan dijadikan kode surat adalah “tanggal pembuatan surat” atau “tanggal penerimaan surat” tersebut.